北理工“数字迎新”的前世今生
2016-09-14 10:43:32 李凌,北京理工大学网络信息技术中心副主任  审核人:   (阅读)

诈尸

2008年,北京正在举办奥运会,我所在的学校也开始了数字校园工程的建设,项目的承包商是一家上市公司,整个项目中除了一堆存储服务器之类的硬件以外,还有几个软件系统,数字迎新就是其中一个。

大概是在2009年,数字迎新系统上线了。那时的数字迎新就是在迎新现场摆个桌子,放台电脑,要求学生报到的时候一定要到这个桌子签一下到,系统就会记录下学生已经来了。但因为没什么实际用处,很多学生不会来,所以系统里面的数字是多少,也根本不会有人关心。

后面的几年,按照这样的思路,我们重做了两遍系统,签到的桌子从一张变成了很多张,也要求学院一定要在系统中确认学生是否已经报到。但由于迎新现场的工作人员多是大二的学生,再加上每一年迎新现场的网络都会有这样或者那样的问题,数字迎新系统里的数字,从来就没有准确过。

学校各单位的管理人员也并不依赖这一系统做准确的统计工作,在很多人心里,大概都会觉得这是一件吃饱了撑的的事情,只不过不当面说破罢了。就连我们自己也都不知道,这种可有可无的系统,这种费力又没什么实际意义的事儿,干它干嘛?

可以说,在那些年数字迎新就是一个死系统,每年九月诈个尸,然后又乖乖的回去趴着了。

涅槃

2014年,学校成立了信息化建设工作小组,由学校办公室牵头加快信息化建设。而这一年的工作重点之一,就是要把数字迎新的工作做好。在当时,已经有很多高校发现了那种现场数字迎新工作的问题,并且进行了改进,在经过对北京兄弟高校的一番调研后,工作小组确立网上预报到为主的新的数字迎新模式,并开始准备新的迎新网站和网上预报到系统。

新的数字迎新的核心思想,就是把迎新工作从新生报到的当天,提前到暑假期间。通过迎新网,发布那些新生最关心、最需要了解事情,同时将大学生活的方方面面介绍给新生,让新生对大学生活有一个大概的了解。网上预报到系统,则大概包含了三个方面的功能,其一是学生个人相关信息的发布,譬如学号、班级、住宿、同班同学的信息,辅导员和班主任的信息等等;其二是学生全面信息的采集;其三是整合一些重要系统譬如网上缴费等。

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北京理工大学迎新网

表面上看,这些都是很简单的事情,但其实正是因为新的数字迎新工作的开展,才促进了学校在迎新期间的管理工作方式的变革:

1、信息处理更快捷

2014年之前,迎新前最令人头疼的不是系统好坏,而是拿不到系统运转所需要的数据。

排学号,曾经是一件非常消耗时间的事情:招办把信息给到教务处,教务处把数据分给学院,学院分给辅导员,辅导员排好以后再一层层上传;然后,还要仔细审核一遍,说不定哪个辅导员把数据弄错了;最后,教务处再仔细地把数据导入教务系统。等这些工作都做完了,距离新生到校报到估计也就两三天了。

数字迎新工作最先探讨的问题之一就是如何能够尽早向新生开放网上预报到系统,而要做到这一点,一方面需要招办加班加点尽早把所有新生数据梳理完毕,另外一方面也要改进数据处理流程,减少管理方式不合理而无谓消耗时间。为了实现这一点,由网络信息技术中心专人负责对招办提供的数据进行处理,再利用数字迎新系统中专门设计的数据预处理流程,一步步快速推进。从招办提供数据,到预分班信息给到辅导员,再到最后生成学号,整个过程基本控制在三天以内。有了学号,就有了后续所有工作的基础。

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数据预处理

2、信息流动更顺畅

在过去,新生信息是由招办或教务处逐一发送给各个部门,各个部门再根据各自的使用习惯进行处理以后导入各自的信息系统。这一方面非常麻烦,另一方面也为数据不一致埋下了隐患。

在建设新的数字迎新系统的过程中,工作小组制定了新生数据统一交给学校办,其它各个部门均从数字迎新系统获取数据的工作方式。在这种方式下,无论是学院还是其它在迎新期间需要使用到数据的部门,都能通过系统获取到自己工作所需的数据,既保证了数据的一致,也减少了各个部门分别处理数据的麻烦。

譬如过去卡务中心拿到的新生照片是以考生号命名的,而通过数字迎新系统处理后,可以直接拿到以学号命名的数据,省去了手工处理的步骤。新生体检表通过数字迎新系统打印后,省去了学生在空白表格上填信息帖照片的麻烦。

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科迎新期间数据流转示意图

3、信息采集更加完整

2014 年前,新生入学后,教务和学工等部门都是要组织学生进行信息采集的,采集到的信息会在日常工作中使用。但那些信息多数都以纸质版本呈现,辅导员们如果拿不到,也还要重新去采集。通过数字迎新的网上预报到环节,学生直接一次性把所有需要采集的信息全部填报给学校,各学院的辅导员对信息的质量进行把控,同时各个需要使用数据的部门,都可以直接从系统中查询、下载相关的数据。

同时,工作小组也规定了各个业务部门在新生入学后不得随意再次进行数据采集,从而减少了对学生的无谓骚扰。

4、信息发布更加及时

在过去,新生只有在到达学校以后,才能知道自己住在哪个宿舍,因此所有新生到校后需要提着行李到广场的各专业迎新点领取材料,查询自己的住宿位置,于是迎新的广场人满为患。这就是典型信息不对称而造成的问题。

学校通过迎新网和微信企业号,提前发布了住宿信息,每个学生都可以查询到,于是就可以让新生到校后直接去宿舍办理入住,把行李放下基本安顿好再到广场的迎新点报到领取材料。

一个小小的顺序转换,既让学校给学生的服务更加人性化,又缓解了迎新广场拥挤的人流,一举两得。

更进一步

2014 年所确立的数字迎新的管理模式,一直沿用至今,各个部门之间的配合也更加的顺畅。而数字迎新系统和迎新工作,也在不断地改进中。

1、电子身份的发放

2016 年开始,学生网上预报到的过程做了一个小小的调整,就是在网上预报到前首先注册自己的统一身份认证账号。

这项工作,是配合信息办建设注册中心的工作而进行的。注册中心的核心工作,就是要管理好人员的电子身份,而电子身份的安全发放就是其中最基本的工作之一。

过去学校的信息系统都习惯于发设置默认密码,简单点的 123456,复杂点的用生日或身份证号。但在个人信息泄露时有发生的今天,用这些方式发放电子身份是非常不负责的做法。但学生的电子身份发放又和互联网上注册一个账号不完全相同,每一个电子身份必须能够和学校学籍信息一一对应,因此就有了统一身份认证的注册过程。

通过将这个环节前置,同时也解决了另一个问题,就是数字迎新系统作为学校的一个信息系统,它也是应该用统一身份认证登录的。

2、校园卡统一发放

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一卡通领取处

校园卡统一发放,是学校成立学生事务中心以来对迎新现场环节管理改进的一次尝试,比起校园卡由各学院分别发放而言,统一发放有不少好处:

省去学院装袋和的麻烦:没有了校园卡,在一个专业每个学生领到的材料是完全一样的,减少了材料装袋的内容,也省去了发放环节的区分的麻烦;

准确的统计到校人数:过去迎新现场无法准确统计报到人数和未报到人数的问题可以得到解决,一方面训练有素的工作人员肯定能熟练使用系统,另一方面,最后数数剩了几张卡也能瞬间知道还差几个人;

减少对电脑和网络的依赖:校园卡发放的环节将成为现场报到的确认环节,各个学院不再需要通过线上方式进行确认,这样也就解决了现场几十台电脑和它们的连网问题。信息化的管理,讲究的是简单顺畅,并非电脑越多就越先进。

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一卡通发放现场

一卡通统一发放,最大的隐忧在于人流集中时会不会拥堵。经过一次实际迎新工作的检验,这是一个通过精心设计和准备可以解决的技术性问题。

3、微信客服和官方 QQ

送孩子来北京上学,对于任何一个家庭来说都是一件大事儿。要做好各个方面的准备,特别是关于档案、户口迁移、助学贷款等等各个方面,每个新生家庭可能都或多或少面临着一些疑问。虽然迎新网已经对绝大多数问题进行了解答,但也拦不住新生和家长们打爆每一个能找到的学校办公电话。

2016 年开始,学校宣传部利用“i北理微信订阅号的客服功能和官方新生QQ群,志愿者可以在家或者任何能够上网的时候,根据值班安排对新生提供咨询服务。志愿者有管理团队,对问题进行汇总分享,并对志愿者提供信息支持与指导,提升回答成效,对于不能回答的问题,通过指导老师及时与迎新领导小组或相关部门、学院形成直接沟通,将最准确的回复及时转发给咨询者,解决他们的问题。

这支百人志愿者团队,以移动互联网为信息枢纽,不仅及时解决了新生的问题,也及时将学校工作中的不足反应给各个部门,以便及时改进。

写在最后

2014年以来参与以网上预报到为重点改造数字迎新系统这一工作,作者和同事们虽然花了不少时间和精力,但这却是这些年来做的最有价值的事情之一。因为数字迎新工作切实地提高了管理效率和管理水平,这一个过程也充分说明了管理信息化这一工作的建设核心并非单单系统本身,而是如何全校一盘棋,提高数据质量、重塑管理流程。

也正是几年来参加学校迎新的相关工作,作者认识了很多原本工作上并没有太多交集的同事,知道了招生办火热的七月,资助办坚守的八月,认识了工作在一线以一敌百的新生辅导员和为迎接新生而仔细谋划每个细节的二线领导们。跟这样一个团队一起度过忙碌却有序的暑期,共同完成一件繁琐却有意义的事情,很开心!

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